Pengertian Arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu.Mulanya pengertian arsip memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tapi perkembangan terakhir orang-orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri dan archives institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundel) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah untuk digunakan. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip disebut file.
Kata "arsip" dalam bahasa Belanda disebut archief yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr'ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini nampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, "balai kota".

Menurut Etimologi
Best on etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani (Greek), yaitu archium yang berarti peti untukmenyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang-orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Tujuan Arsip
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
2. Apabila diperlukan arsip ,maka dengan cepat dan tepat dapat ditemukan kembali.
3. Agar menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola arsip.
4. Efisien dari segi tempat dan penyimpanan arsip.
5. Agar kerahasian dari arsip dapat terjaga dengan baik.
6. Menjaga keberadaan dari arsip tersebut.
7. Menyelematkan arsip dari segi, pertanggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan dari suatu kegiatan masyarakat.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.